Construindo um orçamento para trabalhos freelancer em UX Research

Nos últimos meses, tenho dedicado uma parte do meu tempo para fazer trabalhos de pesquisa de experiência do usuário como freelancer. Nesse texto, compartilho a lógica da planilha que uso para orçar esses trabalhos e apresentar para potenciais clientes. Também compartilho como algumas automações podem ajudar a economizar o tempo de quem faz freela.

Desde que começou a pandemia tenho feito trabalhos como freelancer tanto em UX Research quanto em Design Gráfico. Sempre fiz alguns trabalhos por fora e, nos últimos meses, decidi profissionalizar essa prática e explorar outras perspectivas na minha profissão.

De lá até aqui, aprendi a vender melhor meu trabalho e, principalmente, a me organizar em tempo e esforço para fazer projetos além daqueles do meu trabalho fixo. Uma das habilidades que fizeram diferença foi saber escrever um orçamento de projeto para vender meu trabalho com confiança.

Da minha experiência, aprendi que as pessoas que procuram um trabalho de UX Research em um freelance precisam ter clareza de quais atividades vão acontecer, de como elas vão contribuir para uma entrega final. Essas pessoas também querem (e precisam) contribuir com o processo no meio do caminho. Por último, e mais importante, essas pessoas precisam saber, com antecedência, quanto esse trabalho vai custar e quanto tempo vai durar.

Sendo assim, aprendi que independente do formato ou suporte, um orçamento de trabalho de pesquisa deve ter:

  1. Lista de atividades bem descritas, incluindo momentos de interação com cliente;
  2. Mecanismos de negociação de preço e prazo.

Esses elementos me ajudam a discutir o processo de trabalho independente do custo e prazo do projeto. Além disso, ajudam a dar algumas estimativas a um trabalho tão orgânico como a pesquisa de experiência do usuário e enumerar pontos de contato entre freelancer e cliente. Também pode servir de base para se montar um cronograma de acompanhamento do trabalho de pesquisa, o que normalmente faço usando o Notion, mas isso fica para um próximo texto.

1. Lista de atividades

O trabalho de pesquisa de experiência tem uma certa organicidade. Pode acontecer de, durante um trabalho de pesquisa, nos depararmos com a necessidade de se aprofundar em algum assunto. Mas essa característica não pode nos impedir de escrever um bom plano. No meu caso, esse plano vem como uma lista de atividades de pesquisa em sequência: workshops com clientes, recrutamento, entrevistas etc.

Essas atividades normalmente vêm de algum exercício de mapeamento junto a clientes, mas isso também pode ficar para um próximo texto.

Aqui, vou focar na estrutura do orçamento dada uma lista fictícia de tarefas de uma iniciativa de pesquisa qualitativa.

Eu desdobro essa lista em três matrizes: serviço, ferramentas e incentivos.

Nessa tabela, listei uma série de atividades para um processo de pesquisa qualitativa fictício e, para cada atividade, atribuí um nível de esforço e um número multiplicador, que se relaciona a processos feitos em quantidade (por exemplo, número de entrevistas).

As atividades foram agrupadas em fases. Normalmente, combino com a pessoa cliente de fazer um encontro entre uma fase e outra para compartilhar o trabalho até então, eventuais impedimentos ou contratempos, mas principalmente para garantir alinhamento e participação no processo. Esses encontros podem ser em formato de workshop.

Lembrando que todas as atividades e valores dessa tabela são fictícios e apenas ilustrativos.

Visto que a lista de atividades possui a variável de esforço atribuída a cada atividade, é importante dar clareza ao que significa cada nível de esforço e, nesse caso, atribuí um equivalente de tempo por nível.

É importante ressaltar que os tempos, assim como suas atribuições nas atividades, são estimativas e dependem muito das nossas próprias habilidades. Sendo uma estimativa muito individual, depende da prática profissional de cada um, ou seja, quanto mais prática se tem, melhor será cada estimativa.

Lembrando que todos os valores e descrições dessa tabela são fictícios e apenas ilustrativos e, no caso do nível de esforço, sempre será uma estimativa.

Nessa tabela, repliquei a lista de atividades da matriz de serviço e atribuí a cada uma a ferramenta que eu utilizo para cada atividade. Você pode escolher juntar essa matriz com a matriz de serviço, mas eu gosto de mantê-las separadas.

Lembrando que as ferramentas mostradas nessa tabela são apenas ilustrativas.

Nesse exemplo, adicionei dois tipos fictícios de incentivo, imaginando que houvesse essa necessidade. Nessa tabela, listei apenas as atividades que, na minha prática, requerem algum tipo de incentivo.

Lembrando que todos os valores dessa tabela são fictícios e apenas ilustrativos.

2. Mecanismos de negociação

Na comunidade freelancer, existe uma conversa ampla sobre se é melhor orçar um trabalho por hora ou por projeto. Na minha prática, prefiro orçar baseado na hora de trabalho porque entendo que é uma maneira de dar visibilidade a estrutura de trabalho e de deixar claras algumas poucas variáveis que impactam no preço final e que podemos ajustar a fim de chegar a um consenso com a pessoa cliente.

No meu caso, essas variáveis são:

  • Valor da hora de trabalho;
  • Tempo de projeto.

Essa forma de estruturar me permite alterar esses dois valores, sem alterar o plano de trabalho, e automaticamente ver o valor final do projeto.

Nesse exemplo, usei R$40,00 como valor de hora de trabalho, um valor fictício. Não vou entrar na questão de boas práticas para se estimar seu valor de hora de trabalho; isso pode ficar para um próximo texto. Nessa tabela, você pode também atribuir uma porcentagem de desconto, se fizer sentido para o seu negócio.

Lembrando que todos os valores dessa tabela são fictícios e apenas ilustrativos.

Nesse exemplo, imaginei que dedicaria 3 horas dos meus dias a esse trabalho, o que levou a estimativa de 16 dias corridos de trabalho. Esse número é um mecanismo de negociação porque você pode aumentar seu tempo de trabalho por dia controlando pelo custo da sua hora de trabalho até chegar a um número confortável para as partes.

Lembrando que todos os valores dessa tabela são fictícios e apenas ilustrativos.

Automatizando seu processo de orçamento

A organização de um bom orçamento pode ser fundamental para a escolha daquela pessoa cliente de trabalhar ou não conosco. Uma planilha de orçamento bem estruturada e descrita é um bom artefato se, assim como eu, você procura elevar a sua prática como freelancer.

Nesse sentido, a vantagem de usar planilhas para esse trabalho é que podemos deixar as fórmulas e automações prontas, de modo que o trabalho de formatar a tabela seja automatizado. Ainda estou trabalhando nisso, mas se você tiver uma marca própria, pode ser uma boa ideia adicionar elementos da sua marca nas tabelas.

Ter templates prontos garante que teremos mais tempo para focar nas tarefas mais importantes: cocriar com cliente, listar atividades e determinar os mecanismos de negociação. Além disso, você pode melhorar as suas próprias regras de negócio com o tempo, criando uma maneira consistente de valorizar o seu trabalho.

Nesse exemplo, criei uma regra de que se o tempo de projeto for menor que o período de 1 mês, atribuiria ao custo da ferramenta o valor de uma mensalidade inteira, imaginando que não faria sentido cobrar por fração de ferramenta.

Lembrando que todos os valores dessa tabela são fictícios e apenas ilustrativos.

Gostou do texto? Se você também trabalha como freelancer em UX Research, compartilha comigo como tem feito sua precificação. Quem sabe não trocamos templates e aprendizados?!

UX Researcher, Mechatronics Engineer, MSc. Passionate about graphic design, acoustics and everything in between. linkedin.com/in/luizarthurnascimento

UX Researcher, Mechatronics Engineer, MSc. Passionate about graphic design, acoustics and everything in between. linkedin.com/in/luizarthurnascimento